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      如何提高工地監理會議效率和質量

      發布日期:2018-01-18來源:網絡來源編輯:張繼蕊

      [摘要]

         工地監理會議是項目管理中的一項重要工作。在工程項目建設施工過程中,為保證施工進度、質量和安全,合理調配資源、降低施工費用,需要經常召開工地會。如何提高會議效率和質量,對現場工作的順利開展十分重要。

         一、工地監理會議存在的主要問題和原因

         工地監理會議是由監理工程師主持,按照監理與業主、承包商項目經理協商一致、定期召開的工地例會。與會人員有總監理工程師(或總監代表)和監理工程師、承包商項目經理(或副經理)和各專業技術負責人,邀請業主代表參加,必要時還可邀請其他人員出席。分包商代表是否參加由承包商決定。工地監理會議的目的有二,一是協調:協調施工組織,解決施工問題,發布施工指令;二是溝通:通過建設各方的相互溝通,達到相互理解、配合和相互支持。會議的任務是:對建設項目實施“三控三管一協調” (質量、進度、費用三控制, 安全、合同、信息三管理,協調組織、解決問題),確保工程目標的實現。其主要工作內容包括:

         1、審核工程進度、質量情況,分析影響進度、質量的主要問題及所要采取的具體措施;

         2、對工程進度進行預測,討論確定下期工程進度、質量計劃及主要措施;

         3、審核承包商資源(包括人力資源和機械設備等)投入情況;

         4、審核施工用材到場情況,討論現場材料的質量及其適用性;

         5、討論相關技術問題;

         6、討論有關計量與支付方面的問題;

         7、討論未決定的工程變更問題;

         8、研究有關工作協調與接口方面的問題;

         9、其它與工程有關需要討論和解決的問題等等。

         由上可知,工地監理會議是影響工程施工進度、質量和費用投入是否偏離目標,以及參建各方能否協調一致,實現有效合作的十分重要的會議。

         但由于多種原因,工地會議往往難以達到上述之目的。主要存在以下幾個方面的問題:

         1、隨意缺席,溝通不暢。承包商的部分應與會人員往往以種種理由缺席,或者委托其他人員代為參加,甚至有時到會人僅項目經理(或副經理)一人,使工地會議的質量大打折扣,難以達到溝通的目的。

         2、信息失真,決策失誤。會議未能正確而全面地反映和分析施工進展情況,從而導致決策失誤。

         3、優柔寡斷,久拖不決,同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時解決,甚至使工程偏離目標。

         4、觀念陳舊,定位不準,削弱了監理在現場工作的權威。

         影響工地監理會議效率和質量的原因很多,主要原因歸納起來有以下幾個方面:

         1、對召開工地監理會議的目的意義認識不足。主要表現在承包商方面的專業技術負責人頭腦中缺乏全局觀念,認為“打鐵買糖,各干一行,我把我分內的事做好就行了,何必那么多麻煩”。甚至有的認為“只要業主滿意就行,監理滿意不滿意無所謂,錢又不是你監理給的”,對監理的意見不理不睬。從另一方面,由于認識不足,使會議達不到預期目的,效率低,質量差。長此以往,有的專業負責人對召開會議厭倦疲沓,認為“參加不參加一個樣”,而時常缺席。其結果,造成了惡性循環。

         2、利益驅動,不顧全局。出于自身利益的考慮,施工單位或其他參建方常常會不真實地反映施工中的某些問題,致使信息失真,決策失誤。

         3、沒有確定的會議程序和明確的匯報內容。與會人員匯報無主題,匯報內容不全面,不具體,不系統,片面性、隨意性很大,或只講其個人關心的事項,而忽視其它;或只報流水帳,而抓不住要領,重點不突出;或只講表面工作,而不講隱含的問題;或只談已做的事情,而不談下步打算等等。這些都導致會議溝通不暢,信息阻塞,致使會議主持者不能正確而全面掌握施工進展情況,不能果斷地作出決策。

         4、會前準備不足,會中無檢查,無講評,無安排,無要求。會前準備不足,主持人心中無數,會議漫無邊際;有的監理工程師不僅缺乏管理經驗,而且工作藝術性較差。由于上述原因,主持人對前段施工進展情況無講評,無檢查,只是由與會人員在會上說說了事;同時,對下步工作無安排,無要求,即使提要求也只是泛泛而談,不明確,不具體。會議主持者猶豫不決,致使同樣的問題在多次會議上提出而得不到及時協調解決。

         5、建設單位,即業主越俎代庖,監理被擱置一邊。通常情況下,明智的業主一般都會將工程中的進度、質量、費用、安全等“三控三管一協調”的工作委托給監理,這不僅有利于業主把精力集中于本單位的主要工作,而且也有利于業主無須建立龐大的建設機構,解決并處理好工程完工后人員無法安排的問題和困難。然而,有的業主單位花錢請了監理,卻不注意發揮監理的作用,仍然習慣于原有的老套數、老辦法,自己操辦并主持會議,在工程的具體管理上,仍然習慣于搞“大業主、小監理”,把監理置于難以開展工作的地位。這樣就失去了聘請監理的意義,發揮不了監理單位的專業工程管理的作用。

         二、提高工地監理會議效率和質量的對策和措施

         1、提高對開好工地監理會議重要性的認識。為開好工地監理會議,監理工程師應從召開第一次工地監理會議開始,應向與會人員反復講明現場的各項工作必須服從全局的重要性,講明召開工地監理會議的目的、作用和意義,統一大家對召開好會議的思想認識,以共同確保提高會議效率,提高會議質量。工地會議的目的和作用一般包括:①溝通情況,交流信息;②反映問題,組織協調;③制定措施,防止偏離;④確保目標,利在各方。在認識一致,目標一致的前提下,與會各方就可做到步調一致,動作協調,不僅能提高會議質量,而且工程的進度、質量、安全和費用等控制也能得到保證。在召開工地監理會議中,承包商項目經理起著至關重要的作用。監理工程師應與之保持經常性聯系,加強溝通與協調,發揮承包商項目經理的作用,并對其提出嚴格要求,要求他們承擔起責任,保證應與會專業技術人員按時到會,并能做到毫無保留地、實事求是地反映施工情況,既講成績,也要談問題,既談已完工作情況,也要談下步工作打算,針對具體問題提出整改意見和建議。

         2、建設單位應熟悉有關實施工程監理工作的規定,支持監理行使業主授權。監理向建設單位提供的是服務,支持監理亦是支持建設單位自己。為什么有的建設單位花錢請了監理卻不注意發揮監理的作用呢?究其原因:我國實施工程建設監理制度起步時間不長,該項制度尚未得到有效落實,許多部門和單位對實施工程監理制度的重要性認識不足。同時,業主單位不是連續不斷的上項目,在一個項目建成后另一個項目何時上、怎么上還在規劃之中,也可能根本還沒有規劃,因此業主對工程監理的作用不了解,或有所了解,但知之甚少;另一方面,由于新的知識和管理辦法尚未掌握,老辦法,舊習慣仍在作祟。有的建設單位不要說在召開工地監理會議時越俎代庖,就連支付工程款也不經監理檢查簽證。鑒于上述情況,建議國家建設部門加大對建設單位的監管力度,要求建設單位在工程項目開展之前組織工程主管及工程管理人員,尤其是工程主要負責人學習、熟悉有關工程監理方面的有關知識和規定,了解監理的工作性質和職責,在工程監理合同中明確業主授權范圍。在合同具體執行過程中支持監理行使業主授權,避免建設單位越俎代庖現象的發生。

         建設單位應履行對監理工作的檢查監督責任。當發現監理在實施工程監理過程中存在問題,如工程建設協調不到位,進度、質量、施工費用嚴重偏離目標而不能及時糾正,或者與有關單位串通,損害業主方利益,降低工程質量等,業主有權提出整改意見,或向監理單位提出要求,更換工程監理人員。

         3.監理人員會前應了解掌握情況,做到心中有數。為開好工地工程會議,總監理工程師(或總監代表)和各專業監理工程師應當十分熟悉工程建設施工要求,全面掌握工地各方面工作情況。為此,必須做到“四個充分”:

         1)充分熟悉工程合同條款,了解施工進度要求、質量要求、技術規范和技術要求、安全要求以及施工技術方案和各項工作接口;明確業主、承包商和監理三方各自的責任和義務。這是開展監理工作,召開工地工程會議,進行施工組織協調、解決施工問題的依據。

         2)充分了解工程施工現場情況,做到現場巡視不漏項。各專業監理工程師應按照自己的職責,深入了解,逐項巡查,包括日進度、施工質量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應,以及上次現場會議決定執行情況和整改通知書發出后的整改情況等等,并且在每次巡視之后都要認真做好巡視記錄。記錄要完整、真實。同時,在現場巡視中若發現需要立即整改的問題,監理應及時就地給予指出,避免造成不必要的返工和損失,并事后補發整改通知書。

         3)充分做好與各方的會前溝通。①首先,要制定會議程序;②其次,要明確與會各方必須向會議匯報的內容,包括資料準備、工程進展情況、存在問題、需要監理協調的事項及下步將采取的具體措施等。由于工程施工分為土建施工、設備安裝、試車與投料運行、竣工驗收等階段,各個階段工作特點不同,內容也不同,因此要根據不同施工階段的不同要求明確不同的匯報內容;③再次,要掌握各方面的信息,了解業主、承包商(包括分包商)各方對工程施工進度、質量、資源投入和安全等方面的要求或打算。第①②項應由監理方草擬,經與會各方一起討論同意后,形成文件,共同予以實施。

         4)充分思考,認真分析,理清和確定召開每次工地會議的總體思路。因為隨著工程建設的深入,時間、空間、環境和工作內容都發生了變化,施工現場每天都有新的進展,施工組織、現場工作都有新的不同,涉及的工作內容、出現的實際問題也不同于以往,所以每次工地會議都會有新的內容和議題,召開會議的思路和方法不能千篇一律。為開好每次工地會議,會議之前應在總監理工程師(或總監代表)的主持下召開現場監理內部會議。各專業監理工程師應詳細交流自己了解和掌握的信息,并在認真思考分析的基礎上就如何開好工地會議提出意見和建議。然后,由會議主持者歸納匯總,明確提出召開工地會議的總體思路和將要解決的實際問題,以及解決問題的措施或設想。

         由于準備充分,監理可以在召開工地會議時就可以占據主動地位,發揮主導作用,工地工程會議就可能達到預期的目的,取得滿意的效果。

         4.按時開會,檢查講評,發現問題,統一協調。在做好充分準備的基礎上,駐地監理工程師要按照上次會議確定的時間召開工地會議。會議要按程序逐項進行,避免漏項,防止內容前后顛倒,混淆不清。同時,主持者要靈活機動,力戒呆板乏味。會議的重點是:

         (1)對上次會議紀要明確要辦的事項予以確認并進行講評,好的給予肯定,差的提出批評;

         (2)檢查監理已發整改通知書的實施是否到位,和資料提供是否齊全;

         (3)按照匯報內容的要求,認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流,并對自上次會議以來的工作進行檢查,肯定成功的做法和已取得的成績,對承包商存在的差距和不足應開誠布公地予以指出,涉及業主方面的問題也不能回避;

         (4)針對現場存在的實際問題,協商確定解決辦法和具體措施,做到任務清楚,工作具體,責任明確,措施切合實際,按照“5W1h”法,把任務和措施落到實處;

         (5)指定專人認真做好會議記錄。記錄應符合“真實、準確”的原則和要求。會后,監理人員應根據會議記錄,將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行整理,并形成會議紀要,經總監理工程師(或總監代表)審閱并簽字后發送參會各方執行。

         5.監理單位對駐地監理工程師在加強業務培訓的同時,還應加強管理知識的培訓。施工現場任務多,工作雜,涉及范圍也比較廣,但無論何種任務、何種工作都離不開“人”,只有發揮人的主觀能動性,各項工作才能得以順利進行,“三控三管一協調”才能得以保證,任務目標才能得以實現。說到底,工地監理在現場的工作都離不開管理,離不開與人打交道。為什么有的監理工程師在工作中常常和業主、承包商發生沖突,出力不討好?為什么有的監理工程師主持的工地會議效率低,質量差,達不到預期效果?就是因為他們缺乏管理知識,不懂得如何進行溝通,如何進行協調,或與合作者關系不融洽。因此,建議監理單位在注重監理工程師技術水平的同時,還應創造條件,組織監理人員開展必要的管理知識培訓,讓他們學點項目管理知識,學會溝通和協調,提高他們駕馭現場工作的能力。管理協調能力的提高必然會提高他們主持召開經常性工地會議的水平。

         總之,提高工地監理會議效率和質量的因素較多,不僅取決于工地監理的管理和技術水平,也取決于業主和承包商的理解和支持。筆者認為上述五個方面是提高工地監理會議效率和質量的途徑和方法。有效的工地監理會議不僅可以激發與會人員的積極性,而且可以達到單位之間關系融洽,各項工作的進展協調,保證施工順利進行,使現場監理工作走向良性循環,從而實現對工程施工進度、質量、費用和安全實施有效的控制。

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